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    基础知识

    指南:企业知识产权贯标文件编写
    信息来源:IP贯标 上传日期:2019-05-05 点击率:1347次

    在企业贯标中,文件编写及整理工作占整个贯标工作量的一半以上,编写一套细致、完整、符合要求的贯标文件,是贯标顺利完成的基础。《规范》是整理编写贯标文件的依据,同时,文件编写也应当符合企业的实际情况。建议贯标文件的编撰按照以下步骤和方式进行。

     

    一、编撰体系文件之前的调查诊断

    经过调查诊断后,企业需根据自身发展状况,分别制定长期目标、分解目标、3-5年短期目标、企业方针、知识产权兼职或者专职部门,根据上述内容制定适宜本企业的知识产权管理手册,以及对应的相关知识产权程序、以及运行程序中可能产生的记录表单。

     

    二、体系文件的构建

    根据《规范》及调查诊断的情况,编撰企业知识产权管理手册,规范包括以下三个部分:

    第一部分

    前言

    第二部分

    引言

    第三部分

    正文

    范围

    规范性引用文件

    术语和定义

    知识产权管理体系

    管理职责

    资源管理

    基础管理

    实施和运行

    审核和改进

    引言部分主要介绍了基于过程方法的企业知识产权管理模型,该管理模型指导企业建立策划、实施、检查和改进的知识产权管理体系,该体系能满足企业的开放新产品、提供产品附加值、防范知识产权风险、提高生产率等经营发展中的知识产权管理需求。企业知识产权管理体系在构建过程中应该遵循战略导向、领导重视和全员参与的指导原则,综合考虑经济社会发展状况、企业规模、所属行业等影响因素。

    引言部分的知识产权管理体系作为全文的基础,为下文提供了严谨的指导思想。

    1、知识产权管理体系部分的构建

    总体要求:应确保知识产权管理者代表组织各职能部门,按《企业知识产权管理规范》的要求建立、实施和保持知识产权的管理,编制和完善管理手册、程序文件及其他管理、技术标准,实施并持续改进,保持其有效性。

    文件要求:文件要求总体要求包括三级文件:第一级为纲领性文件,通过诊断得到知识产权方针、目标(长期目标、短期目标、分解目标);第二级为对知识产权的总体活动进行控制的知识产权手册;第三级为各部门对知识产权获取、或维护、或运用和保护过程中的依据或者形成的程序文件,以及产生的记录。

    企业需要提供知识产权管理总则程序文件,以及文件清单、文件发放回收记录表、文件借阅登记表等记录表单。

    职责、权限和沟通部分,最高管理者需要通过颁布令指定知识产权管理者代表,确保体系的顺利运行。明确企业内部机构及其知识产权机构的职责,特别是涉及知识产权方面的职责划分,制定职能分配表。

    2、管理职责部分的构建

    在管理承诺部分,最高管理者应做到领导重视的原则,并且通过责任制划分:确定自己为知识产权的第一责任人,保证体系的有效性。还需明确自身的责任,对于方针目标的制定和审批,目标应形成年度知识产权目标分解及考核记录,对于各部门职责的划分以及负责人的确认等,对于企业内部各部门之间的资源配比协调,对于体系运行中的内审及管理评审的确保等。以此来确保企业知识产权的的顺利运行。

    在体系策划过程,需综合考虑企业内部和外部知识产权环境,对内应确保商标管理制度、专利管理制度、企业著作权管理制度、知识产权管理总则、商业秘密管理制度的建立并运行;对外需明确企业的知识产权法律、法规控制程序、法律法规及其他要求一览表,确保知识产权的合法性,避免造成知识产权的纠纷等。

    企业在运行知识产权体系过程中,最高管理者应定期组织实施管理评审,以确保体系持续的适宜性、充分性和有效性。在评审过程中,需要按照知识产权管理评审程序进行实施,首先制定知识产权管理评审计划,随后评审结束后形成知识产权管理评审报告,并对评审出的问题通过知识产权管理体系改进表进行改正实施。

    3、资源管理部分的构建

    最高管理者应为知识产权管理体系运行配备资源,主要是指配备人力资源、基础设施、财务资源和信息资源。

    最高管理者在人力资源的配置上应该从任职条件、教育培训、人事合同、奖励机制等方面进行控制。应该明确知识产权岗位的任职条件,可以通过《岗位任职要求》或《岗位职责说明书》中的岗位名称、职责、任职条件、薪资等内容进行审批,保证相应的人员有足够的能力胜任知识产权岗位。同时对员工按照不同岗位、不同业务、管理层级、与知识产权关系密切程度进行知识产权培训,促进员工对知识产权的认识,增强知识产权意识。人力资源部要在员工的人事合同、劳动合同或劳务合同约定知识产权权属及保密条款。员工入职时进行知识产权调查,离职前进行知识产权事项提醒,并根据情况签署知识产权协议。最高管理者还应该依据《规范》要求制定《知识产权奖惩制度》,最大限度激励员工的创造力,明确奖励与惩罚的依据。

    最高管理者应该为知识产权部门及知识产权工作人员提供开展工作所必须的办公场所、办公用品以及软硬件设备。

    为了知识产权工作的顺利进行,最高管理者还应该配备财务资源,应设立知识产权日常工作经费及专项经费。日常工作经费用于部门的正常运行,专项经费用于知识产权申请、注册、登记、维持、检索、分析、评估、诉讼和培训以及知识产权激励等事宜。条件允许的话也可以设立知识产权风险准备金。建立知识产权费用预算表、知识产权费用支出表对费用的预算及支出进行记录并保存。

    最高管理者还应该批准建立收集信息的渠道,使相关部门和人员能及时获取到所属领域、竞争对手的知识产权信息,对收集到的信息进行分类和分析加工,得到对自己有用的信息。

    4、基础管理部分的构建

    基础管理是以知识产权本身为对象的管理活动,包括对知识产权的获取、维护、运用、保护四个环节,另外还包括企业各类合同的知识产权条款管理及保密信息的管理。

    获取:企业应当根据自身的实际需求,制定知识产权获取目标,并明确知识产权获取方式。获取之前应该进行相应的检索,以保证申报的有效性,申报的整个过程应该保留原始记录。另外要保证相应发明人、设计人员的署名权。通过以下文件进行获取环节的控制:立项研发知识产权控制程序、知识产权申请控制程序、知识产权检索控制程序、知识产权检索申请表、知识产权检索报告、知识产权申请审批表、知识产权申请台帐、知识产权引进项目台账

    维护:知识产权的维护主要包括知识产权的日常维护、评估以及后续措施。对于已经拥有的知识产权,应建立知识产权管理档案,依据知识产权的种类进行分类管理,建立管理台账,如专利管理台账、商标管理台账。另外企业在日常管理中应该定期对知识产权进行评估,根据评估结果考虑继续维护还是放弃。如条件允许,可以对知识产权进行分级管理,如专利的管理过程中可以按照其对企业的贡献程度等因素以重大级、重要级、普通级分级管理。通过知识产权评估控制程序、知识产权维护控制程序、知识产权管理台帐(包括专利、商标、著作权等)、知识产权有效性评估报告、知识产权变更放弃申报审批表等文件进行控制。

    运用:知识产权的运用是指企业将其拥有的知识产权应用于本企业的生产经营活动中或者将知识产权转化为其他经济利益,以实现知识产权的价值。对知识产权的运用体现为实现知识产权经济价值和市场价值,主要以实施、许可和转让三种方式。每一种方式在实施之前都应该进行相应的知识产权评估,对运用过程进行有效监控。有转让或者许可的时候应该审查相关合同或者协议。

    对于运用方面,通过以下文件进行控制:知识产权实施、许可和转让控制程序、知识产权评估控制程序、知识产权维护控制程序、知识产权实施、转让和许可申请表、知识产权评估报告、知识产权变更放弃申报审批表、知识产权运营相关的手续文本和相应的记录、标准化知识产权信息检索报告、标准化工作程序、联盟参与程序、联盟组建程序。

    保护:知识产权保护是指企业通过一定手段对已拥有的知识产权采取保护措施,保护自身的合法权益。知识产权保护主要包含两个方面,一是控制企业侵犯他人知识产权的风险;二是一旦有知识产权侵权行为发生,也就是他人侵犯我方的知识产权的情况,如何有效处理争议。风险管理方面要采取有效措施,避免或降低生产设备、办公设备及软件等侵犯他人知识产权的风险,定期监控产品可能涉及他人知识产权的状况,分析可能发生的纠纷及其对企业的损害程度,制定防范预案。当发生知识产权争议的时候,企业应当按照应急预案的相关规定,评估诉讼、仲裁、和解等不同处理方式对企业的影响,选择最适宜的争议处理方式。通过以下文件进行控制:知识产权风险管理控制程序、知识产权应急方案、知识产权市场监控信息表、知识产权调查报告、知识产权争议处理控制程序、检索控制程序、检索申请表知识产权应急方案、知识产权纠纷记录台账。

    涉及对外贸易活动,保护起来也更加复杂。根据《规范》要求,在产品进入国外销售前,应对技术或产品在目的地的知识产权状况、所涉及法律法规、政策及其执行情况等进行调查,同时了解行业的相关诉讼,分析可能产生的知识产权风险。在产品销售前,应该适时在目的地进行知识产权申请、注册和登记。在向境外销售产品或输出相关技术前,应了解相关的边境保护措施,包括本国及目的国的相关法律规定,在必要时采取边境保护措施。形成的文件有输出国(地区)法律法规状况报告、知识产权海关备案记录。

    合同管理:合同中的知识产权管理指的是对合同中的知识产权条款的管理。要求企业在签订任何合同的时候都要考虑其对企业知识产权的影响和可能产生的风险。并且应该对知识产权条款进行审查,形成记录。通过以下文件进行控制:技术合同管理办法、合同知识产权审查表、保密控制程序、保密责任书。

    保密:企业在日常运行过程中会产生很多保密信息,根据《规范》的要求,保密管理的对象包括人员、设备、信息和区域。人员方面要明确涉密人员,设定保密等级和接触权限。设备方面对可能造成知识产权流失的设备,规定使用目的、人员和方式。信息方面要明确涉密信息,规定保密等级、期限和传递、保存及销毁的要求。区域方面明确涉密区域,规定客户及参访人员活动范围等。通过以下文件进行控制:知识产权保密控制程序、商业秘密管理制度、保密要害部门、部位来访登记表、保密责任书、涉密载体收发记录表、涉密载体销毁记录表、涉密设备使用登记表、涉密事件报告登记表。

    5、实施和运行部分的构建

    施与运行部分在贯标过程中十分重要,其中共包括五部分:立项、研究开发、采购、生产、销售和售后。

    立项部分:在立项之前调查项目所涉及的知识产权信息,以规避风险,形成项目知识产权信息调查记录及检索报告,对调查信息进行分析,确定产品潜在的合作伙伴和竞争对手,形成知识产权状况分析记录,并对本项目可能涉及的技术进行知识产权风险评估,形成知识产权风险评估,将评估结果与防范预案作为立项的依据,通过上述调查后无风险或项目所涉及的技术不是现有技术后可进行下一阶段工作,进行立项,此时需形成立项报告。

    研究开发部分:共包含三个阶段,具体为研究开发前、研究开发中及研究开发后。研究开发项目前,对项目知识产权信息进行检索分析,制定知识产权规划,需形成知识产权检索记录,其中检索应包括知识产权信息、相关文献、及其他公开信息的检索,分析应包括项目的技术发展状况、知识产权和竞争对手状况等;研究开发项目时,跟踪监控研究开发活动中的知识产权,及时对成果进行保护及调整研究方向与策略;研究开发项目后,对项目成果进行评估,及时形成知识产权,形成评估记录及知识产权申请记录。

    采购部分:在采购产品时,需对供货方的知识产权信息收集,避免侵权,当采购的产品涉及知识产权时,需供方提供知识产权证明,并且采购合同中应包含权属、许可使用范围、侵权责任承担等条款,以避免风险的发生,企业需对供方信息、进货渠道、进价策略等信息资料进行保密管理,防止外泄。

    生产部分:在委托加工、来料加工、贴牌生产等对外协作的过程中,应在生产合同中包含知识产权权属、许可使用范围、侵权责任承担等条款,签订合同前需对合同进行审查,审查有知识产权条款后可进行签订,除此之外,需对生产中的合理化建议进行记录,并进行及时评估,确定形成知识产权的可能性,及时进行保护,形成合理化建议记录、技术改进评估报告、知识产权申请记录等。

    销售和售后部分:需制定产品销售市场监控程序,产品销售前知识产权全面审查和分析,包括必要的风险、地域和分析内容,程度以达到能制定知识产权保护和风险规避方案为准,且应制定产品销售、产品宣传、会展等活动前制定知识产权保护方案和知识产权风险规避方案,定期监控产品侵权与被侵权的风险,在产品升级或市场变化时及时进行调查,调整风险规避方案。

    6、审核和改进部分的构建

    知识产权管理体系是指导企业策划、实施、检查、改进的体系,其运行过程也是一个不断发现问题,改进问题的过程,保证知识产权管理体系的适宜性、有效性,并且保证产品、软硬件设施设备能够符合知识产权相关要求,由此可以看出,审核与改进的重要性,其中包含两部分内容:内部审核、分析与改进。

    内部审核部分:需建立内部审核控制程序,其中应包括审核计划、内审员管理、审核记录、纠正与纠正措施等内容,根据规定的时间间隔,组织编制审核计划,审核计划应覆盖体系所有部门、主要场所及运行过程,内审员应经过专门培训、授权、具备相应的资格,在审核过程中要客观、公正,在审核开始时需进行首次会议并进行签到,审核中应形成审核记录,审核节结束后需开具不符合项,形成审核报告及不符合项报告,进行末次会议总结审核情况,告知相应人员不符合整改期限,对整改后记录进行审核确认,完成此次内部审核。

    分析与改进部分:应根据企业知识产权方针、目标、内审结果等制定改进措施,并将改进措施提交企业决策层或者有决策权的管理层;管理层在审阅改进措施和改进计划后,应尽快决策,确定落实和实施单位,并敦促其改进实施,以完善工作方式,改进不足,使工作更加顺畅、完整,降低企业知识产权风险。

    GB/T 29490-2013融入了企业战略性资产的理念,提出了提高企业核心竞争力的目标。在文件管理方面,规范了企业知识产权管理方针和目标、管理手册、程序和记录表单,实现了文件体系的系统化;文件的规范化管理对于推动企业员工的创新意识和创新能力、知识产权管理水平的提升,保证企业具有竞争态势具有重大的意义。

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